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書類選考に通らない…既卒20代で高倍率の事務職に就職する就活術


四大卒の既卒で現在24歳。事務職に就職するために秘書検定やMOSの資格を職業訓練で取るものの、いざ事務職に応募しても、書類選考に通らないと困っていませんか?

書類選考に通らない原因を考えても、アルバイト経験しか職歴がないためなのか、履歴書の書き方が問題なのか、志望動機がマズイのかわからない。ハローワークの職員にも応募書類を添削してもらっているけど、ハローワークの相談員でさえ書類選考に通らない原因がわからず八方ふさがりの状態。

更に、同じ境遇の友達は、提出したほとんどの書類が通っていて、なぜ自分だけが通らないのか落ち込んでしまう。

書類選考に通らない原因は必ず存在します。その原因がわからないとこのまま状況は変わらず書類選考に落ち続けてしまいます。憧れの事務職の就職するためにも、応募段階でどこに問題があるのかを見つけることが重要です。

ニートちゃん
そういう私も、元々は既卒で就活していましたが、26歳の時に秘書の正社員として就職することができました。

職歴は短期のアルバイトや派遣の経験のみで大した職歴はありませんでした。しかも、大学中退していて、その後無職のニート期間もありました。こんなボロボロの経歴でも、秘書として就職することができたので、これから事務職を目指すのであればこの記事は少しでもお役に立つはずです。

ニートちゃん
それでは、20代の既卒から競争率の高い事務職に就職する方法をご紹介します。

書類選考に通らないのは既卒だから?

高倍率の事務職に就職するためには、これまで書類選考に通らなかった原因を突き詰める必要があります。一番最初に考えるのが「既卒だから書類選考に通らないんじゃないか」という点だと思います。

しかし、事務職は既卒で中途採用の方が採用されやすいです。新卒だと職歴もなく実務経験がゼロの状態です。既卒だから書類選考に通らないというのは違います。

同じような既卒の友達も書類選考に通っているのであれば、既卒が書類選考に通らない原因ではないのは言うまでもありません。

とはいえ、ハローワークから事務職の求人紹介を受けた翌日には応募書類(履歴書や職務経歴書)を郵送して、添え状・クリアファイルも忘れず、必要最低限のマナーは守っているつもり。

ニートちゃん
書類選考に通らない他の原因も見ていきましょう。

中途採用の書類選考は実務経験がないと通らない?

新卒採用ではない既卒からの就活で採用されると、「中途採用」という形での採用になります。「新卒採用」ではありません。。

「中途採用」とは、産休や病休、退職などで会社に欠員が出た場合に、その穴を埋めるために採用されるケースが多いです。他にも新しいプロジェクトを進める上で人員が必要で、新規で人員を求める場合も「中途採用」となります。

事務職の場合は、ほとんどの場合が欠員による中途採用が多いです。欠員による中途採用だと、新しく入社してくる人には、その穴を埋められるくらいの即戦力が求められる場合が多いです。

事務職は実務経験が求められることが多いため、中途採用で書類選考に通らない場合は、会社が求める実務経験がないと判断されている可能性が高いです。

とは言っても、実務経験がないお友達が書類選考に通っているのであれば、他の原因を探るべきです。実際に、研修やマニュアルがしっかりしている会社であれば、実務経験がなくても仕事のやる気や情熱があれば採用してくれます。面接で落とされるならともかく、書類選考に通らないのであれば別に原因がありそうです。

正社員の書類選考が通らないのはアルバイト経験しかないのが原因?

事務職のパートや派遣の求人であれば、それほど書類選考で落とされることはありません。応募している雇用形態はすべて正社員職。正社員で事務職に就職するとなると、パートや派遣よりも書類選考の成功率は低いです。

正社員雇用の場合は、過去の職歴が重視されます。特に既卒で中途採用だと、新卒ではないので、「卒業してから何をしてきたのか?」という職歴をみて書類選考の合否を決める会社は少なくありません。

履歴書の職歴欄に、アルバイト経験や職業訓練しか職歴がなくて、他に書くことがない場合、それだけをみて書類選考の不採用通知を出す人事もいます。

ニートちゃん
とはいえ、私もアルバイト経験しかありませんでしたが、秘書(事務系)に就職することができています。

重要なことは、アルバイト経験しか職歴がないとしても、職務経歴書にアルバイトでどういう経験をしてきて、どういう力をつけて、それをどう生かして貢献していきたいのかをアピールできているのであれば、すべての書類選考が通らないということはありません。

書類選考に通らないのは意外にも証明写真が原因のことも多い

応募書類の証明写真は何を使っていますか?まさか、お金がないからといって、スピード写真で撮った証明写真を履歴書に貼ったりということはしていませんか?

もし、スピード写真機で証明写真を撮っているのであれば、すぐに写真屋さんにいって、綺麗な証明写真を撮るようにしましょう。

スピード写真機と写真屋さんの証明写真を見比べてみると、その出来は一目瞭然です。事務職は会社の顔になるポジションです。書類選考で、証明写真は第一印象を決める大事なアイテムです。

人は何といっても顔が出合い頭の第一印象になることは間違いありません。もしスピード写真機の証明写真を使っているのであれば、写真屋さんで撮ってもらうようにしましょう。お金はかかりますが、こればっかりは妥協してはいけないポイントです。

書類選考に通らない3つの理由

書類選考に通らないのは他の理由も考えられます。意外に気づいていないこともあるので確認してみましょう。

【書類選考に通らない理由1】ニート期間(空白期間)がある

大学を卒業してから、アルバイトと別のアルバイト期間の間に無職のニート期間があったり、職業訓練を終えて数か月空白期間がありませんか?

人事はニートの空白期間を嫌がります。人によっては職業訓練に通っていたから、病気で働けない期間があった、親の介護をしていた、色んな理由がありますが、人事にとってはそれは理由にはなりません。

もちろんニート期間を気にしない会社もありますが、書類選考の段階で通らないのであれば、職歴欄に空白期間があることも大きな原因といえます。

ニートちゃん
私もニート期間がありました。そのせいで書類選考に通らない期間があって、就活はかなり苦戦しました。

【書類選考に通らない理由2】マイナビやリクルート(リクナビ)を使っている

就職サイトで事務職の求人に応募していませんか?例えばマイナビやリクルートのリクナビなどを利用しているのであれば、書類選考に通らないのは全く不思議ではありません。

既卒3年以内は新卒扱いとして求人に応募できるので、リクナビやマイナビを利用する人も多いですが、実は、既卒生の場合はマイナビやリクナビの書類選考通過率は高くありません。特に事務職の場合は高倍率なので通らないことの方が多いのです。

マイナビやリクナビだけではなく、Re就活やとらばーゆ、doda、エンジャパン(エン転職)などの就職サイトも同様です。就職サイトは一番書類選考に通りにくいです。

ニートちゃん
私も、就活初期は、就職サイトを利用してきましたが、ほとんど書類選考落ちでした。

【書類選考に通らない理由3】ハローワークに依存している

書類選考に通らない理由3つ目は、ハローワークから紹介される求人しか応募していない場合です。ハローワークから応募してくる人は、言い方は悪いですが、意欲の低い人の方が多く、ハローワークに求人掲載をお願いしている企業もその事実は把握しています。

あなたがどれだけ働く意欲があっても、企業側の警戒心は高いもの。おまけに既卒で履歴書に空白期間があったり、フリーター経験がある場合は、「何で卒業後にすぐに正社員として就職しなかったの」という目線で書類選考をする人事も多く存在します。

もちろん、ハローワークを通して応募してきた人材に対して、しっかり向き合ってくれる企業もありますが、ハローワークの求人紹介だけに依存していると、書類選考も通らないことも多いので、転職エージェントなど別の就職支援からも求人紹介を受ける必要があるでしょう。

履歴書が原因で書類選考に通らない!?既卒の履歴書の書き方とは?

履歴書の書き方が問題で書類選考に通らないケースも多いです。特に既卒であれば書き方で気を付ける点がいくつかあります。注意点は主に3つです。

【志望動機が薄っぺらくないか】
履歴書の志望動機を、ネットに載っていたテンプレート例文を使いまわししていませんか?応募する企業に合わせて志望動機を書かなければ薄っぺらい文章になってしまいます。特にテンプレート例文なんか良い例で、ネットに載っているような例文は教科書のようにきれいに書かれていますが、人事担当者の心には響きません。

志望動機はどんなに文章が下手だとしても、自分の言葉で書かなければ人の心には伝わりません。志望動機が薄っぺらくないかもう一度確認してみましょう。

例えば、
『貴社を志望した理由は~という企業理念に惹かれたからです。私は日頃から人の気持ちを考えて行動するよう心がけており~~~、貴社で働く際には、お客様の立場にたって仕事がしたい』

のような書き方など。文章は悪くありませんが、誰でも書きそうな文章です。誰も書かないような志望動機を考えれば、書類選考の通過率は大きく跳ね上がります。

事務職は確かに業界が広く、全ての企業を分析するのは難しいです。他社を分析することも難しいでしょう。もし難しければ、事業内容と自分の趣味や興味、好きなことの共通点を探すことから始めるといいですよ。

特に子供の頃好きだったことや夢中だったことなどは、志望動機に直結します。もの作りが好きだった、人の相談にのることが好きだった、釣りが好きだった、ドライブが好きだった、探せばいくらでも出てくるはず。この好きだったことや夢中だったことをかみ砕いて、どうにか応募する企業との接点や共通点を見つけ出すのです。そうすれば、面接官の心も動きますよ。

志望動機を書かずに長所だけ書けば書類選考に通りやすくなると考えることもあると思いますが、志望動機は必ず書き入れるようにしましょう。

【自己PRが志望動機とマッチしているか】
就活サイトなどによく、「自己PRは企業が求める人物像にマッチしているかが大事」と書かれてあることが多いですが、事務職に求められるものは正確性やコミュニケーション能力、柔軟性、気配りや気遣いなどです。

ただ、企業が求める人物像に合わせて自己PRを書いても、それも薄っぺらく、人事担当者の心は動きません。ポイントは、先ほど書いた志望動機と自己PRがマッチしているかどうかです。

例えば、昔から「人の相談にのることが好きだった」のであれば、
『人の悩んでいることに対して、話をよく聞き、考えを整理し、そしてよりよい解決策の選択肢を考えることが私の長所です。事務職においては各部署との連携やコミュニケーション、書類整理、問題が起きた時の柔軟な対応、日々の課題解決力が必要なので、即戦力として貴社の業務効率化や円滑の業務ができるように誠心誠意、全力を尽くします。』

私が即興で考えた自己PRですが、他のネットにも載っていないですし、面接官も初めてみる自己PRなので、自己PRで落とされることはありません。

書類選考を通過する上で大切なことは、合格点をとることではなく、「不合格を取らないこと」が最も重要です。誰でも書くようなテンプレート例文は不合格に値します。それは、自己PRを自分で考えずに、人の考えをそのまま書いているから。書類選考に通らない場合は、他の例文をそのまま書いていることが多いのです。

【職歴にアルバイト経験も書いているか】
大学を卒業してから、アルバイトしかしてこなかったので、履歴書には学歴や職業訓練の経験しか書いていなかったのだとすれば、空白期間が目立ちすぎて、書類選考に通らない可能性が高いです。

ネットには「アルバイトは職歴にはならないので書く必要はない」とありますが、それはアテにしないようにしましょう。新卒者であれば、職歴を記入する必要はありませんが、既卒だと大学卒業後に何をしていたかが重要視されています。

アルバイト経験があればそれを書くべきです。書かなければ何もしてこなかったという印象になってしまいます。それよりも、アルバイト経験を書いて、面接で何を学んだのかをアピールできた方が有利に働くことが多いのです。

これは履歴書の書き方のコツですが、私の場合、職歴欄に「アルバイト」や「派遣」といった雇用形態までは書き入れませんでした。履歴書の書き方テンプレートには書いていますが、既卒でアルバイト経験しかない場合は書かない方が書類選考は通りやすくなります。

これは経歴詐称でもなんでもありません。面接で正社員だったのかアルバイトだったのか聞かれたら正直に答えればいいだけで、履歴書には書く必要はないのです。書類選考に通らなければ面接で自分の考えや人柄を知ってもらうこともできないので、少しでも書類選考が通過しやすくなるような履歴書になるように心がけましょう。

書類選考に通らないのは就活の仕方に問題がある可能性が高い

ハローワークで就職相談も受けてて、志望動機や自己PRも一緒に考えてもらったけど、書類選考に通らない。ハローワークの相談員も「なんで書類選考に通らないか不思議ですねぇ」と原因がわからない。

もしこういった状況であれば、これまでの就活の仕方に問題があった可能性が高いです。特に、大手を狙っているわけでもなく、ハローワークにある中小企業の求人に送っていて、書類選考に通らない状況が続いているのなら、尚更です。

ハローワークの相談員だからといって、自己PRや志望動機のプロフェッショナルかといえばそうでもありません。長年相談員をしている方であれば、的確なアドバイスももらえますが、ハローワークの相談員事情というのは、それほど良いものではありません。

3年間の契約雇用で、任期がきたら解雇されて、また新しく契約雇用で採用するというハローワークも多いです。ハローワークは国の就職支援機関ですが、国の財政悪化によって、正社員として優秀な人材を集めるような場所ではなくなっているというこ。

これまでハローワークに頼りっきりな就活をしていて、書類選考に通らないことが続いていたり、相談員でさえもその原因がわからない状況があるのだとしたら、就活をする場所が良くない可能性があります。

転職エージェントで書類選考が通らないことはない!?書類選考通過率100%の裏技

書類選考に通らないと面接のチャンスもないので就職することは不可能です。「書類選考に通ることさえできれば…」そう考えることも多いかと思います。

実は、転職エージェントであれば書類選考なしで事務職の求人を紹介してもらえて、人事担当者と即面接することが可能です。特に既卒者で事務職を狙っているのであれば、転職エージェントを利用した方が就職への一番の近道と言えます。

ニートちゃん
私も転職エージェントを利用して就職先が決まりました。

履歴書や職務経歴書を提出して書類選考の待機時間もなく、転職エージェントに相談して、希望を伝えるだけで求人を紹介してもらえて、その求人に応募したいのであれば、エージェントに面接日を調整してもらって、書類選考なしで面接できるという流れです。

最近では、既卒者のほとんどが転職エージェントを利用して就職を確定させています。注意点として、全ての転職エージェントが書類選考なしというわけではありません。

書類選考なしで求人を紹介してもらえるのは主に3つだけ。「就職Shop」「DYM就職」「ジェイック」の3つです。私はすべての転職エージェントを利用してきましたが、事務系の求人を紹介してもらえるのは就職Shopだけでした。

ニートちゃん
実際に秘書系の求人を紹介してもらって、今働いている職場は就職Shopからの紹介です。

実務経験がない既卒で事務職を狙うのは至難の業です。高倍率の求人であることは覚悟の上だと思いますが、私は就職Shopを利用することが競争率の高い事務職を狙うカギだと考えています。

【実録】ニートちゃんが正社員就職するまでの3日間

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ニートちゃんのプロフィール

現在28歳。大学中退後、しばらくニート期間を過ごして短期バイトや派遣を続けていくが、25~26歳まで再度ニートになってしまう。また就活を始め、秘書の正社員として就職する。同じ悩みを持つ方に向けて役に立つ情報を配信中。

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